提案書と契約書は、支払いが争われるまでは同じように扱われがちです。しかし役割は違います。提案書は仕事を売り、契約書は仕事を守ります。
提案書の役割
提案書はクライアントの課題を言い直し、進め方と価格を示します。意思決定者向けの文書なので、範囲、スケジュール、価格を受け入れやすくします。
契約書の役割
契約書はすでに合意があることを前提に、所有権、支払い遅延、修正制限、責任、終了方法を定めます。
グレーゾーン：署名済み提案書
申込み、価格、相互の合意を含む署名済み提案書は拘束力を持ち得ます。提案書自体を契約にするのか、別のサービス契約を締結するのかを意図的に決めましょう。
使い分け
- 小さく明確な案件：条件と署名欄を備えた提案書一つ。
- 高額または長期案件：提案書で受注し、専用契約書を結ぶ。
- 継続業務：最初にサービス契約を結び、新しい範囲ごとに見積もりを出す。
流れを一つにする
営業、契約、署名、支払いを別々のツールに分ける必要はありません。提案書と契約書を結び、同じ場所で閲覧、電子署名、支払いを完了させます。